¿Cómo mejorar la productividad de los procesos logísticos?

Artículo de Jorge Muñoz Consultor de Dirección y Organización de TACTIO

Los clientes solicitan tiempos de entrega cada vez más cortos, exigen respetar los plazos convenidos y requieren un grado creciente de personalización en los productos que las compañías les envían. Esta triple demanda genera en la organización la necesidad de informar sobre cada una de las peticiones y de aprovisionar, fabricar y distribuir los productos cada vez más rápido, de forma muy flexible y eficiente, a lo largo de toda la cadena de suministro. Ello incluye sus procesos internos y los procesos relacionados con sus proveedores

La logística juega un papel fundamental en la competitividad de las compañías. A través de la mejora continua de los procesos logísticos se pueden organizar y reducir los costes e incrementar la satisfacción de los clientes; es decir, se puede mantener a las empresas en el mercado.

La clave está en saber hacer cada vez mejor dos cosas: planificar adecuadamente los materiales; y controlar correctamente los procesos logísticos asociados. Para ello, lo primero que recomiendo es calcular la competitividad que tiene actualmente la organización desde el punto de vista operativo. Es decir, medir cómo es la cadena de suministro.

¿Qué métricas se pueden usar para medir plazos y capacidad de cumplimiento?

Las métricas más usadas son:
Tasa de servicio al cliente: ¿Cuántas veces se envía todo y en plazo con respecto al número total de pedidos?

Tasa de servicio del proveedor: ¿Cuántas veces se recibe la mercancía completa que se ha pedido y en el plazo indicado?

Ratio de cumplimiento del programa de fabricación: ¿Cuántas veces se cumple el programa de producción?

Tiempos del flujo logístico: Es necesario disponer de una tabla con los plazos de entrega de los proveedores, los plazos de producciones o fabricaciones internas, si se tienen, y los tiempos de entrega de la información relacionada.

Capacidad de los procesos: Es útil elaborar una tabla con la máxima capacidad de los procesos productivos y logísticos y los de los proveedores, estableciendo en qué porcentaje se usan los medios para los productos.

¿Cómo se puede valorar la calidad de la logística?

Se suelen tener en cuenta cinco factores:

Sistemas informáticos de gestión: Módulo SGA, MRP, sistemas de comunicación directa y mensajes con los clientes (EDI, WebEDI), documentación (albarán, factura…). En definitiva, ¿cómo de bien se adecuan los sistemas a las necesidades de la empresa y de sus clientes?

Embalajes: ¿Son adecuados? ¿Son económicos y eficientes? ¿Almacenan los productos de manera segura? ¿Cumplen con las necesidades de transporte, almacenamiento y manipulación propias y de los clientes? ¿El número de unidades por embalaje se adapta al negocio?

Etiquetas: ¿Se puede controlar la trazabilidad? ¿Se dispone de toda la información necesaria?

Rechazos de calidad: ¿Los proveedores de materias primas, materiales, componentes y productos entregan mercancía conforme o aparecen rechazos de calidad que ralentizan los procesos productivos o logísticos? ¿Cuántos aparecen y con qué frecuencia? Y su fabricación o producción interna, si la tiene, ¿cuántos rechazos genera, desperdicios y merma y con qué frecuencia?

Stocks: ¿Cuál es la rotación

¿Qué indicadores miden el coste del proceso logístico?

Se pueden utilizar los siguientes indicadores:

  • Transportes de venta: Coste total y coste de los transportes excepcionales y urgentes empleados.
  • Transportes de compra: Coste total y coste de los transportes excepcionales y urgentes empleados.
  • Embalaje: Coste de los embalajes. ¿Se sabría estimar o se tiene el dato de cuál es ese mismo valor en los proveedores?
  • Niveles de inventario: Cantidad y valor de los stocks de materia prima, en curso de fabricación y productos terminados.
  • Producción: Coste de las paradas por rotura de stock (penalizaciones, horas extraordinarias, refuerzos temporales, etcétera).

¿Cómo se deben planificar los materiales?

Las empresas deben hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Tienen los escandallos/listas de materiales de los procesos integradas en su ERP?
  • ¿Tienen estandarizado un procedimiento de cálculo y revisión de stocks de seguridad?
  • ¿Se ayudan de sistemas automáticos para el cálculo de necesidades respecto a los pedidos de los clientes?
  • ¿Utilizan para anticiparse a las necesidades sistemas de previsión de la demanda? ¿Utilizan el sistema Kanban?
  • ¿Anticipan las necesidades de personal, medios y materiales?
  • ¿Se reúnen el equipo comercial y de planificación

¿Cuáles son los siguientes pasos después de medir?

Una vez implantadas las métricas para poder analizar la evolución de los factores anteriores, recomiendo que el equipo directivo se reúna y fije objetivos de mejora para cada uno de los indicadores, diseñando un plan de acciones para lograr alcanzarlos.

Para conseguir un buen plan de acción sugiero tener presente una visión holística o de 360º de la empresa; es decir, relacionar y tener en cuenta tanto el entorno que la rodea como todas las circunstancias internas. Por lo tanto, lo más adecuado es enfocar el plan de acciones de mejora de los procesos logísticos desde una perspectiva completa.

Asimismo, es necesario incluir la función logística en un lugar destacado de la estrategia de la empresa, organizar el trabajo teniendo en cuenta las mejoras que se quieren realizar en los procesos logísticos y tener en cuenta la capacidad de la producción, su gestión y el control del producto. Hay que establecer un sistema de trabajo para la interacción tanto con los clientes como con los proveedores, que comprenda los parámetros antes citados: los productos, su embalaje, su etiquetado, el transporte, el almacenaje y la manipulación, los lotes de producción y de compra y venta, los plazos de entrega, los stocks de seguridad, la gestión de los problemas, la forma de comunicarse y la confirmación de los pedidos, la documentación asociada, el medio para compartirla y el plazo para todo ello.